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Come si Scrive una Mail Formale: Netiquette della Posta Elettronica

Norme di buon uso della posta elettronica. Il galateo di Internet

Licia

di Mamma Licia

17 Settembre 2013

Tutti coloro che navigano sul web (per diletto, lavoro, passatempo…) dovrebbero essere a conoscenza dell’esistenza di un insieme di principi e “norme”, denominato netiquette (galateo – etiquette – della rete – net), che regolamenta il comportamento degli utenti di Internet con l’obiettivo di far rispettare le risorse di rete (frutto del lavoro e dell’impegno degli utenti) ed i rapporti fra gli utenti stessi, in particolare tra coloro che utilizzano i servizi telematici di rete.

Formatasi nel corso del tempo, la netiquette raccoglie una serie di criteri, consigli e regole, dettati dall’esperienza maturata online e dal buon senso, che – va detto – nessuno è obbligato a rispettare e la cui violazione non comporta alcuna forma di sanzione, se non quella morale degli utenti del web (sono da escludere i comportamenti palesemente scorretti che costituiscono dei veri e propri crimini elettronici e, come tali, punibili dalla legge).

Tuttavia, il rispetto della netiquette permette di ovviare anche a quello che è un limite della società virtuale: su Internet, infatti, gli utenti non si vedono, non c’è contatto fisico tra di loro, e l’unico modo che hanno per entrare in contatto è solamente la forma scritta che, purtroppo, può essere facilmente fraintesa o equivocata. Tramite la netiquette le possibilità di fraintendimento si possono ridurre notevolmente.

In conclusione, spetta ad ognuno di noi, alla nostra personale responsabilità ed alla nostra etica, decidere come entrare in Internet: se da persone civili ed educate o da predatori e vandali che danneggiano e sfruttano ad esclusivo loro piacimento le risorse presenti nella rete.

Ecco i principi fondamentali sui quali si basa la netiquette.

Posta elettronica (E-mail)

L’e-mail (electronic mail) è il servizio di posta elettronica che consente ad ogni utente che abbia accesso ad un computer con una connessione ad Internet di inviare e ricevere “messaggi” (testi, file, immagini etc.) a e da un qualsiasi altro utente che disponga di un indirizzo di posta elettronica e che lavori su un qualsiasi altro computer.

La regola base dell’e-mail è: non inviare ad altri ciò che non vorresti fosse inviato a te.

1. Non inviate numeri di carta di credito, informazioni riservate, password e simili. Nonostante i vari programmi di protezione, c’è sempre il rischio che, nel percorso tra mittente e destinatario, la posta possa essere intercettata e quindi letta da estranei.

2. Non usate l’e-mail per alcun proposito illegale o non etico. Non mandate messaggi inutili. Non girate agli amici qualunque messaggio “spiritoso” ricevuto. Non ingombrate le caselle altrui con posta‑spazzatura (junk mail).

3. Non diffondete né spam né messaggi riconducibili a catene di Sant’Antonio.

4. Includete sempre l’argomento (l’oggetto) del messaggio in modo chiaro e specifico.

5. Scrivete in minuscolo. Il maiuscolo equivale ad urlare. Se volete porre l’accento su una parola o una frase racchiudetela tra asterischi (es. *ciao*).

6. Limitate la lunghezza del messaggio. Soprattutto se rispondete (reply) ad un messaggio e volete riportare il contenuto del messaggio originale, lasciate solo quelle parti che sono rilevanti per la risposta.

7. Riflettete bene su come il destinatario possa reagire al vostro messaggio. Ad esempio, se volete fare una battuta, associatela ad uno smile per indicare il tono della conversazione ed evitare che la frase possa essere equivocata.

8. Rileggete bene e attentamente il messaggio prima di inviarlo.

9. Alla fine del messaggio firmate sempre con il vostro nome. Se al messaggio associate una firma elettronica (signature), scrivete solamente le informazioni rilevanti (nome, cognome, indirizzo, numero di telefono, di fax e indirizzo e-mail) e fate in modo che esse possano essere racchiuse in massimo 4 righe, evitando anche di inserire messaggi pubblicitari o offensivi.

10. Se inoltrate un messaggio o lo mandate a più destinatari, mantenete la privacy dei mittenti/destinatari, cancellando dal testo l’eventuale loro indirizzo di posta elettronica ed utilizzando la casella BCC (o CCN).

11. Non richiedete indiscriminatamente per qualsiasi messaggio la richiesta di ricevuta di ritorno da parte del destinatario. Basta accertarsi che il messaggio è stato inviato dal proprio computer.

12. Non pretendete la risposta immediata ad una vostra e-mail.  L’e‑mail è pur sempre un’invasione nello spazio interiore altrui e occorre quindi bussare con garbo e attendere pazientemente la risposta. L’eventuale emergenza non deve diventare un’abitudine.

13. Fate molta attenzione all’ortografia e alla grammatica del vostro messaggio.

14. Non inviate messaggi privati da postazioni dalle quali potrebbero essere letti da altri.

 

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